01Funktionen

Alles, was zwischen Formular und Unterschrift liegt.

Jede Funktion ist für jeden User freigeschaltet. Keine Zusatzmodule, keine Aufpreise, keine „Kontaktieren Sie den Vertrieb“-Sternchen.

02Signier-Ansicht für Ihre Kunden

So sieht es der Kunde: klar, geführt, in Ihrem Look.

Der Kunde öffnet Link oder QR-Code, sieht das Dokument mit Ihrem Logo und wird Feld für Feld geführt: lesen, ausfüllen, unterschreiben. Auf dem Tablet mit Finger oder Stift, am Handy oder PC genauso. Abschicken geht erst, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Funktioniert im Browser – ohne App, ohne Konto
Der Kunde sieht das echte PDF, nicht eine Abschrift
Anlagen wie Ausweis oder Fahrzeugschein direkt beilegen
Nach Abschluss: PDF herunterladen oder Kopie per E-Mail
Vorschau-Modus: prüfen, was der Empfänger sieht, bevor Sie senden

Die Einladung kommt mit Ihrem Logo und Ihrem Absender. Der Link ist persönlich, gilt 14 Tage und braucht weder Konto noch Passwort. Vor Ort ersetzt ein QR-Code am Tablet die E-Mail – danach ist der Ablauf derselbe.

03PDF vorbereiten

Ihr bestehendes PDF. In zwei Minuten signierbar.

Hochladen, Felder ziehen, Unterzeichner zuweisen. Unterschrift, Initialen, Datum, Text, Auswahl, Häkchen – jedes Feld weiß, wer es ausfüllen muss. Bekannte Kundendaten werden vorausgefüllt, damit der Kunde nur noch unterschreibt.

Mehrere Unterzeichner mit Reihenfolge
Pflicht- und optionale Felder, Validierung
Vorausfüllen aus Kundenstamm und Vorlage
Als Vorlage speichern und immer wieder nutzen

BITnet Sign, Ansicht „Dokument vorbereiten“: links die Navigation, in der Mitte das Musterdokument mit den platzierten Feldern Name und Signatur, rechts Empfänger, Feldtypen wie Signatur, Initialen, Datum, Textfeld, Auswahlliste, Checkbox, Datei beilegen und Stempel sowie die Feld-Eigenschaften. — Ihre Ansicht: PDF hochladen, Empfänger anlegen, Felder aus der rechten Leiste auf die Seite ziehen. Jedes Feld kennt seinen Unterzeichner und kann Pflicht sein. Die drei Schritte oben zeigen, wo Sie stehen: Empfänger, Felder, Freigabe & Versand.

Dasselbe Musterdokument in der Signier-Ansicht des Kunden: die platzierten Felder erscheinen als „Textfeld“ und „Hier unterschreiben“ an der vorgesehenen Stelle. — Was der Kunde daraus sieht: dasselbe PDF, die platzierten Felder als klare Aufforderung – nicht mehr.

04Formular-Builder

Formulare bauen, ohne je ein PDF anzufassen.

Übergabeprotokoll, Anamnesebogen, Auftragsformular: im Builder klicken Sie Abschnitte, Felder, Tabellen sowie Kopf- und Fußzeile zusammen. Das fertige Formular kann intern ausgefüllt oder öffentlich per Link und QR-Code bereitgestellt werden – der Kunde füllt selbst aus und unterschreibt.

Tabellen-Editor für Positionen, Mängel, Zählerstände
Eigene Kopf-/Fußzeile mit Logo und Rechtstexten
Öffentliche Formulare für Website oder Aushang
Ergebnis wird als versiegeltes PDF abgelegt

Bauen, das fertige PDF prüfen, veröffentlichen – und so füllt es der Empfänger im Browser aus.

Formular-Builder in der Ansicht „Aufbau“: links die Elemente Textfeld, Mehrzeiliger Text, Auswahlliste, Datum, Checkbox, Zustimmung zu Dokument, Datei beilegen, Unterschrift, Stempel, Tabelle, Abschnitt, Fließtext und Seitenumbruch; in der Mitte das Formular, wie Empfänger es im Browser sehen; rechts Kopf- und Fußzeile mit Platzhaltern für Firma, Bank, Formular und Seite. — Aufbau: Elemente aus der linken Leiste ins Formular klicken – in der Mitte entsteht, was Empfänger im Browser sehen. Rechts füllen Platzhalter wie Firmenname, Formularnummer oder Seitenzahl die Kopf- und Fußzeile des fertigen PDFs.

05Vorlagen, Kunden & Ablage

Einmal einrichten, dann läuft es von allein.

Vorlagen & Kategorien

Alle Formulare des Hauses sortiert nach Ihren Kategorien. Neuer Vorgang in drei Klicks: Vorlage wählen, Kunde wählen, losschicken.

Kundenstamm

Kunden mit Ansprechpartnern und E-Mail-Adressen. Daten fließen automatisch in Felder – niemand tippt eine Adresse zweimal.

Dokumentenablage

Jedes signierte Dokument landet im Ordner des Kunden – auf Ihrem Dateiserver oder in SharePoint. Suche über alles mit ⌘K.

06Freigabeprozesse

Erst die Geschäftsführung, dann der Kunde.

Bilden Sie Ihre Abläufe ab: Wer prüft, wer gibt frei, wer unterschreibt zuerst? Mehrstufige Prozesse mit Vier-Augen-Prinzip, Erinnerungen bei Fälligkeit und Benachrichtigungen an alle Beteiligten – ohne dass jemand nachtelefonieren muss.

Interne Freigabe vor Versand an den Kunden
Prüfschritte nacheinander oder parallel, mit Frist je Stufe
Automatische Erinnerungen, damit nichts liegen bleibt
Bei Ablehnung zurück an den Ersteller – als Entwurf

Nacheinander oder gleichzeitig prüfen – mit Fristen und Erinnerungen, damit nichts liegen bleibt.

Freigabeprozess mit einer Prüfstufe: Ablauf „Eingereicht durch Ersteller“ → „1 Fachliche Prüfung“ mit zugewiesener Person, Umschalter Seriell/Parallel und SLA 24 h → „Versand zur Signatur an Empfänger“. Rechts die Regeln: Erinnerung nach 2 Tagen ohne Reaktion, Weitergeben bei abgeschaltetem Prüfer, Verhalten bei Ablehnung, Zuordnung zu Vorlagen und Zeitsteuerung. — Eine Prüfstufe: Das Dokument wird eingereicht, eine Kollegin oder ein Kollege prüft fachlich, erst dann geht es zur Unterschrift an den Kunden. Rechts legen Sie fest, wann erinnert wird, was bei Ablehnung passiert und für welche Vorlagen der Prozess gilt.

07Audit & Integrität

Wenn jemand fragt, was passiert ist: hier steht es.

Jeder Vorgang hat ein lückenloses Protokoll: erstellt, versendet, geöffnet, ausgefüllt, unterschrieben, versiegelt – mit Zeitpunkt, Gerät und IP. Das fertige Dokument trägt ein kryptografisches Siegel und einen qualifizierten Zeitstempel. Die Integritätsprüfung zeigt per Klick, ob eine Datei seit der Unterschrift unverändert ist.

Audit-Trail in der Software und als Nachweis im PDF
Siegel mit SHA-256-Hash und Zeitstempel nach RFC 3161
Ereignisse als Hash-Kette verknüpft – Änderungen fallen auf
Prüfung auch für extern gelieferte Dateien

Ansicht „Audit-Trail & Integrität“ für einen versiegelten Vorgang: links Dokumentkarte mit Status „Abgeschlossen“, Signiert am, Ablageort und „Signiertes PDF öffnen“; darunter „Integrität & Versiegelung“ mit SHA-256-Hash, Verfahren „Einfache elektronische Signatur (EES)“, Zeitstempel von timestamp.digicert.com und Button „Integrität jetzt prüfen“. Rechts der Audit-Trail: Dokument erstellt, Vorgang gespeichert, Signier-Link als QR-Code ausgegeben, Dokument geöffnet, Feld signiert, Signatur abgeschlossen, in der Ablage abgelegt, Versiegelt – jeweils mit Zeitpunkt, Person und Hash-Kürzel. — In der Software: Jeder Vorgang hat sein Protokoll – vom Erstellen über QR-Code, Öffnen und Unterschreiben bis zur Versiegelung, jeweils mit Zeit, Person, IP und Prüfsumme. Links der versiegelte SHA-256-Hash mit qualifiziertem Zeitstempel; „Integrität jetzt prüfen“ zeigt per Klick, ob die Datei seit der Unterschrift unverändert ist.

Seite „Signaturnachweis – BITnet Sign Audit-Zertifikat“ aus dem signierten PDF: Versiegelung mit Abschlusszeitpunkt, Signaturniveau EES nach eIDAS Art. 3 Nr. 10, SHA-256 des Dokuments, Zeitstempel nach RFC 3161; Abschnitt Unterschriften mit Unterzeichner, Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerät; Audit-Trail mit sieben verketteten Ereignissen. — Im PDF: Der Signaturnachweis wird dem Dokument angehängt – Versiegelung, Zeitstempel nach RFC 3161, Unterzeichner mit Zeitpunkt, IP und Gerät sowie der komplette Audit-Trail. Jedes Ereignis trägt einen Hash über seinen Inhalt und den Vorgänger: Eine Änderung bricht die Kette.

08System & Betrieb

Ihre IT wird es mögen.

Branding

Logo, Farben, Absender und E-Mail-Texte – Kunden sehen Ihr Haus.

Benutzer & Rollen

Rechte je Bereich (lesen / voll), Einladung per Link, Zwei-Faktor-Anmeldung.

Integrationen

SharePoint-Assistent, Dateiserver, SMTP. Dokumente landen dort, wo Sie arbeiten.

Verschlüsselung & Backup

Ablage verschlüsselt, Backups mit Passphrase, Rücksicherung per Assistent.

Updates

Ein Klick in den Einstellungen, Release Notes inklusive. Kein Wartungsfenster nötig.

Selbst hosten oder Cloud

Auf eigenem Server oder NAS – oder wir hosten in der BITnet-Cloud. Sie entscheiden.

Alles davon: 27 € netto pro User und Monat.

Ohne Module. Ohne Mindestlaufzeit. Ohne Kleingedrucktes.

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