Tablet vor Ort
iPad oder Android-Tablet reichen. Kunde liest, tippt, unterschreibt mit Finger oder Stift.
Für Kanzleien & Steuerberatungen · Link, Tablet & QR-Code
Vollmacht und Mandat signiert – ohne Postweg, ohne Termin.
BITnet Sign ist die rechtssichere digitale Unterschrift für Kanzleien und Steuerberatungen: Mandatsvertrag, Vollmacht und Vergütungsvereinbarung per Link an den Mandanten, versiegelt zurück in die Akte. Ein ehrlicher Preis, Daten auf Ihrem eigenen Server – unter Ihrer Verschwiegenheit.
- Mandant unterschreibt per Link
- Vier-Augen-Freigabe
- Daten bleiben in der Kanzlei
Symbolbild · KI-generiert
01Vorher / Nachher
Bisher: Vollmacht per Post, Rücklauf nach zwei Wochen. Jetzt: signiert, bevor das Telefonat zu Ende ist.
Bisher: Mandatsunterlagen drucken, per Post senden, auf Rücklauf warten
Jetzt: Link per E-Mail – der Mandant unterschreibt am Handy, Sie sehen live, wann
Bisher: Vergütungsvereinbarung im Termin unterschreiben, danach scannen und ablegen
Jetzt: Am Tablet im Besprechungsraum signiert, versiegelt in der Mandantenakte
Bisher: Unterschrift der Partnerin fehlt, Vorgang liegt
Jetzt: Freigabeprozess: erst Sachbearbeitung, dann Partner, dann Mandant – mit Erinnerungen
Bisher: Wer hat wann was unterschrieben? Nachfragen im Sekretariat
Jetzt: Audit-Trail mit Zeit, Gerät und IP – als PDF exportierbar
QR-Code am Handy des Kunden
Code zeigen, Kunde scannt und wird Schritt für Schritt zur Unterschrift geführt – auf dem eigenen Gerät.
Link per E-Mail
Kunde nicht da? Link senden, zu Hause unterschreiben. Sie sehen live, wann geöffnet und signiert wurde.
02Einsatz im Kanzlei & Steuerberatung
Alles, was in der Kanzlei eine Unterschrift braucht.
Mandatsverträge
Mandatsvereinbarung mit Ihren Bedingungen als Vorlage – per Link versendet, versiegelt zurück.
Vollmachten
Vollmachten für Vertretung und Vertretungsanzeige gegenüber Behörden – als PDF-Vorlage mit Unterschriftsfeld, Original-Layout bleibt.
Vergütungsvereinbarungen
Honorar- und Vergütungsvereinbarungen in Textform mit Unterschrift und Zeitstempel dokumentiert.
Datenschutz & Einwilligungen
Datenschutzinformation, Einwilligung zur E-Mail-Kommunikation, Belegübermittlung – beim ersten Termin erledigt.
Jahresabschluss & Belege
Auftrag zum Jahresabschluss, Vollständigkeitserklärung, Bestätigungen zur Belegübergabe – mit Anlagen.
Freigaben in der Kanzlei
Vier-Augen-Prinzip und Reihenfolgen: Sachbearbeitung bereitet vor, Partner gibt frei, Mandant unterschreibt.
03So sieht es aus
Erst intern freigeben, dann an den Mandanten – mit Fristen und Erinnerungen.
Mehrstufige Freigabeprozesse bilden Ihre Kanzleiorganisation ab: Die Sachbearbeitung bereitet den Vorgang vor, die Partnerin prüft und gibt frei, erst dann geht der Link an den Mandanten. Fristen und Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt – der Status steht im Dashboard.
- Nacheinander oder parallel prüfen, mit Fristen und Erinnerungen
- Rollen und Rechte je Bereich, Zwei-Faktor-Anmeldung
- Jeder Schritt im Audit-Trail dokumentiert
04Unterwegs
Der Mandant braucht nichts außer seinem Handy.
Kein Konto, keine App, kein Ausdruck: Der Mandant öffnet den Link, liest das echte Dokument mit Ihrem Kanzleilogo und unterschreibt. Im Termin geht es genauso am Tablet oder per QR-Code – die Unterlagen landen versiegelt in der Mandantenakte.
- Per E-Mail-Link, 14 Tage gültig
- Am Tablet im Besprechungsraum
- Per QR-Code am Handy des Mandanten
- Ablage in der Mandantenakte, auch SharePoint
05Rechtssicherheit
Rechtssicher genug für Mandat und Vergütung – und nachvollziehbar für die Kammer.
- Kryptografisches Siegel (SHA-256) – Jede nachträgliche Änderung am Dokument fällt bei der Prüfung sofort auf.
- Zeitstempel nach RFC 3161 – Von einer Zeitstempelstelle: beweist, wann unterschrieben wurde – unabhängig von der Uhr Ihres Servers.
- Lückenloser Audit-Trail – Erstellt, versendet, geöffnet, unterschrieben, versiegelt – mit IP, Gerät und Zeitpunkt, als PDF exportierbar.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung – Für alle, die im System arbeiten. Ihre Kunden brauchen kein Konto und kein Passwort.
- Hosting in Deutschland oder auf eigenem Server – Mandantendaten bleiben unter Ihrer Verschwiegenheit in der Kanzlei – oder in der BITnet-Cloud in Deutschland.
Signaturniveau, klar gesagt: BITnet Sign erzeugt einfache elektronische Signaturen (EES) nach eIDAS Art. 3 Nr. 10 und sichert sie mit kryptografischem Siegel (SHA-256), Zeitstempel nach RFC 3161 und lückenlosem Audit-Trail ab. Das genügt für Verträge und Protokolle ohne gesetzliche Schriftform – Kaufverträge, Aufträge, Abnahmen, Einwilligungen, also den Großteil des Geschäftsalltags – und ist als Beweis vor Gericht verwertbar. Verlangt das Gesetz ausdrücklich Schriftform (etwa bei Verbraucherdarlehen), braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) – fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) sind für BITnet Sign in Arbeit und heute noch nicht verfügbar. Wer unterschrieben hat, wird bei der EES über den Zugangsweg zugeordnet – der persönliche Link an die bekannte E-Mail-Adresse oder die Unterschrift vor Ort auf Ihrem Tablet – zusammen mit Zeitpunkt, Gerät und IP-Adresse. Das sind Zuordnungsindizien, keine geprüfte Identität; eine Identitätsprüfung per Zertifikat oder Ausweis bringt erst die FES bzw. QES. Das ist unsere Einschätzung für den Geschäftsalltag, keine Rechtsberatung – im Zweifel prüfen Sie den Einzelfall mit Ihrem Rechtsberater. Was EES, FES und QES unterscheidet
Dafür reicht die EES nicht – hier bleibt es bei Papier, Notar oder künftig QES:
- Schriftsätze und Prozessvollmachten gegenüber Gerichten: eigene Wege über beA/beSt bzw. Schriftform (§ 80 ZPO)
- Erklärungen mit gesetzlicher Schriftform oder notarieller Beurkundung, etwa Bürgschaften (§ 766 BGB) oder Gesellschaftsverträge – dafür Papier, Notar oder künftig QES
SHA-256 · 9f3a…c41e
Zeitstempel RFC 3161
06Ehrlicher Preis
Andere rechnen pro Unterschrift ab. Bei uns unterschreiben Sie unbegrenzt.
27 €netto / Monat / User
Alle Funktionen. Unbegrenzte Dokumente. Monatlich kündbar.
Partner, Sachbearbeitung, Sekretariat – jeder User bekommt alles. Ihre Mandanten kosten nichts.
- Keine Volumenabrechnung
- Keine Tarifstaffeln
- Keine Module
- Keine Bindungsfrist
Wenn Sie möchten, bei Jahreszahlung: 12 Monate zahlen, 13 nutzen.
07Häufige Fragen
Was Kanzleien uns vor dem Start fragen.
Nicht dabei? Fragen Sie uns direkt – wir antworten am selben Werktag.
Reicht die einfache elektronische Signatur für Mandatsvertrag und Vergütungsvereinbarung?
Ja. Mandatsverträge sind formfrei, Vergütungsvereinbarungen verlangen Textform (§ 3a RVG bzw. § 4 StBVV) – beides erfüllt die einfache elektronische Signatur (EES) nach eIDAS, die BITnet Sign mit Siegel, Zeitstempel nach RFC 3161 und Audit-Trail absichert. Der Nachweis, wer wann was unterschrieben hat, liegt als PDF in der Akte. Wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt, wäre eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig – fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) sind für BITnet Sign in Arbeit und heute noch nicht verfügbar.
Wie bilden wir das Vier-Augen-Prinzip ab?
Mit Freigabeprozessen: Die Sachbearbeitung bereitet den Vorgang vor, Partnerin oder Partner prüft und gibt frei, erst dann geht der Link an den Mandanten. Stufen laufen nacheinander oder parallel, mit Fristen und Erinnerungen; der Status steht im Dashboard.
Bleiben Mandantendaten in der Kanzlei?
Ja, wenn Sie selbst hosten: BITnet Sign läuft auf Ihrem Server oder NAS, die Ablage ist verschlüsselt, Backups sind mit Passphrase gesichert. Alternativ hosten wir in der BITnet-Cloud in Deutschland. In beiden Fällen sieht der Mandant nur Ihre Kanzlei – Logo, Absender, Domain.
Können wir unsere bestehenden Vorlagen weiter nutzen?
Ja. Sie laden Ihre PDF-Vorlagen hoch – Mandatsvereinbarung, Vollmacht, Vergütungsvereinbarung – und legen Felder für Unterschrift, Datum und Häkchen darauf. Das Layout bleibt, wie Ihre Kanzlei es kennt. Einmal gespeichert, ist die Vorlage für jedes Mandat einsatzbereit.
Was zählt bei uns als User?
Jede Person mit eigenem Login, die Dokumente vorbereitet, versendet oder freigibt – Partner, Sachbearbeitung, Sekretariat. Mandanten, die nur unterschreiben, sind keine User und kosten nichts.
08Demo anfragen
Sehen Sie Ihre Vollmacht als Link – in 20 Minuten.
Wir zeigen BITnet Sign live mit Ihren eigenen Vorlagen. Sie unterschreiben die erste gleich selbst.